Digitales Unterweisungsmanagement im Arbeitsschutz sind gesetzlich vorgeschrieben, ihre rechtssichere Dokumentation ist in vielen Unternehmen jedoch noch immer eine Schwachstelle. Die TransGate GmbH aus Lingen hat mit Prevenio eine Software entwickelt, die Unternehmen bei der digitalen und rechtskonformen Umsetzung unterstützt und mittlerweile über 300 Unterweisungsthemen abdeckt. Im Interview spricht Niklas Albers, Content Manager bei TransGate, über Risiken analoger Dokumentation, Datenschutz, die fachliche Aktualität der Inhalte und den Einfluss künstlicher Intelligenz auf den Arbeitsschutz.
Ursprung des digitalen Fokus
Niklas, du bist als Content Manager bei TransGate für die Kommunikation rund um Prevenio zuständig. Wie kam es zu eurem Fokus auf digitales Unterweisungsmanagement im Arbeitsschutz?
Die Ursprünge der TransGate GmbH reichen bis in die 90er Jahre zurück. Schon damals beschäftigte sich das Unternehmen intensiv mit den Herausforderungen, die Unternehmen im Bereich Arbeitsschutz bewältigen müssen. Unterweisungen sind zwar gesetzlich vorgeschrieben, die Durchführung und Dokumentation waren jedoch meist mit hohem organisatorischem Aufwand verbunden. Aus dem Mangel an digitalen Systemen entstand die Idee, Unterweisungen zu digitalisieren und für Unternehmen leichter zugänglich zu machen. Mit Prevenio verfolgt TransGate bis heute genau diesen Ansatz, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Unterweisungen effizient und rechtskonform zu organisieren.
Risiken analoger Dokumentation
Viele Unternehmen dokumentieren Arbeitsschutz noch analog. Wo entstehen dabei aus deiner Sicht die größten Risiken und Fehlerquellen?
Immer wieder zeigen sich dieselben Herausforderungen. Ordner sind nicht vollständig, Dokumente liegen an verschiedenen Standorten oder Nachweise sind im entscheidenden Moment nicht griffbereit. Genau dort entstehen die größten Risiken, weil die Transparenz fehlt und Fehler leichter übersehen werden. Papierbasierte Unterlagen können verloren gehen, versehentlich entsorgt werden oder unvollständig abgelegt sein, was besonders kritisch wird, wenn Nachweise für Unterweisungen oder Prüfungen benötigt werden. Hinzu kommt der Datenschutz, da physische Dokumente häufig für mehrere Personen zugänglich sind, wodurch es deutlich schwieriger ist, sensible Mitarbeiterdaten kontrolliert und nachvollziehbar zu schützen. Auch die Datenqualität leidet unter Medienbrüchen, wenn Informationen mehrfach übertragen werden müssen. Gerade bei mehreren Standorten wird das schnell zur Herausforderung, ebenso wie die Nachweisführung bei Audits, Zertifizierungen und behördlichen Kontrollen. Fehlen einzelne Nachweise, kann das zu Beanstandungen führen.
Aktualität der Inhalte sichern
Mit Prevenio bietet ihr inzwischen über 300 Unterweisungsthemen an. Wie sorgt ihr dafür, dass diese fachlich und rechtlich immer aktuell bleiben?
Die Aktualität und fachliche Qualität der Inhalte sind zentrale Erfolgsfaktoren, denn Kunden verlassen sich darauf, dass ihre Mitarbeiter auf Grundlage aktueller rechtlicher und fachlicher Anforderungen unterwiesen werden. Eine wichtige Grundlage ist ein eigenes, umfassendes Rechtskataster, über das relevante gesetzliche Änderungen sowie neue Vorgaben von Berufsgenossenschaften verfolgt werden. Parallel beobachtet die Redaktion täglich die Entwicklungen im Arbeitsschutz. Dort arbeiten unter anderem Sicherheitsfachkräfte, Medienwissenschaftler, Journalisten und Wirtschaftspsychologen zusammen. Diese Kombination sorgt dafür, dass die Inhalte fachlich korrekt, rechtskonform und gleichzeitig verständlich vermittelt werden. Änderungsbedarf wird so frühzeitig erkannt und zeitnah über Updates an die Kunden weitergegeben.
Künstliche Intelligenz im Arbeitsschutz
Ihr habt kürzlich in eurem Podcast SafeTea Talk über künstliche Intelligenz im Arbeitsschutz gesprochen. Welche Rolle wird KI aus deiner Sicht in den nächsten Jahren in diesem Bereich spielen?
Das Interesse an KI Anwendungen im Arbeitsschutz nimmt spürbar zu. Die größte Stärke liegt weniger darin, den Menschen zu ersetzen, sondern Fachkräfte und Verantwortliche gezielt zu unterstützen. Ein Anwendungsfeld ist die Mustererkennung, bei der große Datenmengen aus Verbandbüchern, Beinahe-Unfällen oder Gefährdungsbeurteilungen analysiert werden, um Zusammenhänge zu erkennen, die im Alltag übersehen werden. Auch die Auswertung von Bildmaterial bietet Potenzial, etwa zur Identifikation von Gefahrensituationen. Zudem wird KI die Datenerhebung erleichtern und künftig als Assistent Fragen zu Vorschriften oder internen Regelungen innerhalb von Sekunden beantworten können. Auch bei gesetzlichen Änderungen sieht Albers großes Potenzial, da KI Unternehmen dabei unterstützen kann, frühzeitig zu erkennen, welche Dokumente, Unterweisungen oder Prozesse angepasst werden müssen. Klar bleibt dabei, dass KI ein unterstützendes Tool ist und kein Ersatz für fachliche Verantwortung, Erfahrung und menschliches Urteilsvermögen.
Hürden beim Umstieg meistern
Was sind aus deiner Erfahrung die größten Hürden, wenn Unternehmen von analoger zu digitaler Dokumentation im Arbeitsschutz wechseln?
Die größten Hürden liegen meist weniger in der Technik als in der Umstellung bestehender Prozesse. Mitarbeiter, die über viele Jahre mit papierbasierten Abläufen gearbeitet haben, müssen sich zunächst an neue digitale Arbeitsweisen gewöhnen. Ein weiterer Punkt ist die Datenmigration, da bestehende Unterweisungsnachweise oft in unterschiedlichen Formaten oder Ablagen vorliegen und zunächst in ein neues System überführt werden müssen. Ist die Einführung gut geplant, profitieren Unternehmen jedoch schnell von mehr Transparenz, einer einfacheren Verwaltung und einer deutlich effizienteren Dokumentation.
Rat für den ersten Schritt
Was würdest du Unternehmen raten, die beim Thema Arbeitsschutz und Unterweisungsmanagement noch ganz am Anfang stehen?
Wichtig ist vor allem, den ersten Schritt zu machen und sich nicht von der vermeintlichen Komplexität des Themas abschrecken zu lassen. Es geht zunächst nicht darum, sofort alles perfekt abzubilden, sondern eine solide und strukturierte Basis zu schaffen, auf der langfristig aufgebaut werden kann. Arbeitsschutz sollte nicht als reine Pflichtaufgabe betrachtet werden, denn die eigentlichen Vorteile gehen weit über die gesetzlichen Anforderungen hinaus. Man muss dabei nicht alles allein lösen. Gerade die ersten Schritte fallen deutlich leichter, wenn man wie mit Prevenio eine Software und Ansprechpartner an der Seite hat, die bei der Einführung und bei alltäglichen Fragen unterstützen.
