Ein verlorener Büroschlüssel klingt nach einem kleinen Ärgernis, kann für Unternehmen aber schnell zu einem handfesten Sicherheitsproblem werden. „Geht ein Schlüssel verloren oder verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bleibt oft unklar, wer tatsächlich noch Zugang zu welchen Bereichen hat. Im schlimmsten Fall müssen Schließanlagen kostenintensiv ausgetauscht werden“, sagt Vule Filipović von der EasySecure Deutschland GmbH. Im Gespräch erklärt er, warum digitales Zutrittsmanagement weit mehr ist als ein technisches Upgrade, welche Rolle Regularien wie NIS2 und KRITIS dabei spielen, was sich durch die Zugehörigkeit zur Novico Identity Solutions Group für Kunden verändert und wie sich die Investition in cloudbasierte Zutrittssysteme wirtschaftlich rechnet.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt ausschließlich die redaktionellen Ansichten der Redaktion von cyberschutzbetrieb.de sowie die Einschätzungen des befragten Unternehmens wieder. Er stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht die Beratung durch eine qualifizierte Rechtsanwältin oder einen qualifizierten Rechtsanwalt zu NIS2-, KRITIS- oder sonstigen Compliance-Pflichten. Für rechtlich verbindliche Auskünfte zu Ihrem konkreten Fall wenden Sie sich bitte an einen zugelassenen Rechtsbeistand.
Warum physische Schlüssel zum blinden Fleck der Unternehmenssicherheit werden
Physische Schlüssel seien in vielen Unternehmen nach wie vor Standard, brächten aber erhebliche Risiken mit sich, so Filipović. Das Grundproblem liege in der fehlenden Transparenz: Sobald ein Schlüssel im Umlauf sei, verliere das Unternehmen weitgehend die Kontrolle darüber, wer ihn tatsächlich nutze. „Mit digitalen Zutrittssystemen lassen sich Berechtigungen zentral verwalten und bei Bedarf sofort entziehen“, erklärt er. Unternehmen erhielten dadurch deutlich mehr Transparenz, Kontrolle und Sicherheit, zusätzlich würden alle Zutritte dokumentiert, was für Audits, Compliance-Anforderungen und die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen zunehmend wichtiger werde.
Diese Unklarheit summiert sich in der Praxis schnell zu einem handfesten Kostenrisiko. Muss eine komplette Schließanlage getauscht werden, weil ein Generalschlüssel abhandengekommen ist, entstehen nicht selten Kosten im fünfstelligen Bereich, ganz abgesehen vom organisatorischen Aufwand, alle betroffenen Türen und Schließzylinder in kurzer Zeit auszutauschen. Digitales Zutrittsmanagement verschiebt dieses Risiko grundlegend: Statt einer physischen Neuverteilung genügt in der Regel das Sperren einer einzelnen digitalen Berechtigung.
NIS2 und KRITIS: Sicherheit endet nicht an der Firewall
Auf die Frage, was Regularien wie NIS2 und KRITIS konkret für die Modernisierung von Zutrittsmanagement bedeuten, wird Filipović grundsätzlich: „NIS2 und KRITIS machen deutlich, dass Sicherheit nicht an der Firewall endet.“ Unternehmen müssten Risiken ganzheitlich betrachten und nachweisen können, dass sowohl digitale als auch physische Zugänge geschützt würden. Zentrale Fragen seien dabei, wer wann Zugang zu kritischen Bereichen habe, wie Berechtigungen verwaltet würden und ob Zugriffe nachvollziehbar dokumentiert seien.
„Ein modernes Zutrittsmanagement hilft Unternehmen dabei, diese Anforderungen effizient umzusetzen. Digitale Systeme schaffen Transparenz, ermöglichen eine lückenlose Dokumentation und reduzieren Sicherheitsrisiken erheblich.“
Für Unternehmen, die unter den Anwendungsbereich der NIS2-Richtlinie fallen oder als Betreiber kritischer Infrastrukturen (KRITIS) gelten, verschiebt sich digitales Zutrittsmanagement damit von einer organisatorischen Nebensache zu einem nachweispflichtigen Baustein der Gesamtsicherheit.
| Merkmal | Physischer Schlüssel | Digitales Zutrittsmanagement |
|---|---|---|
| Entzug bei Verlust oder Austritt | Oft nur durch Austausch der Schließanlage möglich | Sofortige Sperrung einzelner Berechtigungen |
| Dokumentation von Zutritten | In der Regel nicht vorhanden | Lückenlose, auswertbare Protokollierung |
| Steuerung mehrerer Standorte | Getrennte, lokale Schließpläne | Zentrale Verwaltung über eine Cloud-Plattform |
| Nachweisbarkeit für Audits | Aufwendig, oft lückenhaft | Direkt exportierbare Zugriffsprotokolle |
Auch die Frage der Nachvollziehbarkeit gegenüber Aufsichtsbehörden verdient eine genauere Einordnung. NIS2 und vergleichbare Regularien verlangen nicht zwingend ein bestimmtes technisches System, wohl aber den Nachweis geeigneter Maßnahmen und deren Dokumentation. Digitales Zutrittsmanagement liefert hierfür in der Regel automatisch verwertbare Protokolle, während bei physischen Schließanlagen ein vergleichbarer Nachweis meist nur mit erheblichem manuellem Zusatzaufwand nachträglich rekonstruiert werden kann, sofern überhaupt ausreichende Aufzeichnungen vorliegen.
Novico Identity Solutions Group: Was sich für Kunden ändert und was gleich bleibt
EasySecure gehört seit diesem Jahr zur Novico Identity Solutions Group, ein Schritt, den Filipović vor allem als Erweiterung beschreibt, nicht als Bruch. „Die Zugehörigkeit zur Novico Identity Solutions Group eröffnet uns neue Möglichkeiten, insbesondere bei der intelligenten Verbindung von digitaler Identität, physischer Sicherheit und modernen Kartenmanagementsystemen“, sagt er. Kunden profitierten von größerer Innovationskraft, zusätzlichen Kompetenzen innerhalb der Gruppe und einer stärkeren internationalen Ausrichtung.
Gleichzeitig betont er, was bewusst unverändert bleibt: „EasySecure steht weiterhin für persönliche Betreuung, flexible Lösungen und einen hohen Anspruch an Benutzerfreundlichkeit.“ Kunden behielten ihre vertrauten Ansprechpartner und erhielten gleichzeitig Zugang zu einem erweiterten Lösungsportfolio, eine Kombination, die in Übernahmesituationen keineswegs selbstverständlich ist.
Interessant an dieser Konstellation ist, dass Übernahmen im Sicherheitsmarkt häufig mit Verunsicherung bei Bestandskunden einhergehen, gerade weil Zutrittssysteme über Jahre gewachsene, vertrauensbasierte Beziehungen zwischen Anbieter und Kunde erfordern. Filipovićs Betonung der Kontinuität bei Ansprechpartnern und Betreuung ist deshalb weniger eine Marketingfloskel als eine direkte Antwort auf eine naheliegende Kundensorge bei Konzernzugehörigkeiten.
Die Wirtschaftlichkeit digitaler Zutrittssysteme
Wie rechnet sich die Investition in digitales Zutrittsmanagement konkret? Filipović verweist auf einen Effekt, der in der Praxis regelmäßig unterschätzt werde. „Unternehmen sparen nicht nur Kosten für Schlüssel, Schließpläne oder den Austausch kompletter Schließanlagen, sondern reduzieren auch den administrativen Aufwand erheblich.“ Besonders bei mehreren Standorten, vielen Mitarbeitenden oder externen Dienstleistern entstehe schnell ein messbarer Effizienzgewinn, da sich Berechtigungen innerhalb von Sekunden anpassen ließen, statt Schlüssel physisch verwalten zu müssen.
Hinzu komme ein Sicherheitsgewinn, der sich zwar nicht immer direkt in Zahlen ausdrücken lasse, aber Risiken, Betriebsunterbrechungen und potenzielle Schäden deutlich reduziere. Diese Kombination aus harten, direkt messbaren Einsparungen und schwerer bezifferbaren Risikoreduktionen ist typisch für Sicherheitsinvestitionen und macht die Wirtschaftlichkeitsrechnung anspruchsvoller als bei klassischen Kostensenkungsprojekten.
Bemerkenswert ist außerdem, wie sich der wirtschaftliche Effekt mit der Unternehmensgröße verändert. Während ein einzelner Standort mit wenigen Mitarbeitenden von digitalem Zutrittsmanagement vor allem im Hinblick auf Sicherheit profitiert, verschiebt sich der Nutzen bei wachsender Standort- und Mitarbeiterzahl zunehmend in Richtung administrativer Entlastung. Der Aufwand, Berechtigungen über mehrere physische Schließanlagen hinweg synchron zu halten, wächst überproportional mit jeder zusätzlichen Liegenschaft, während sich digitale Systeme in dieser Hinsicht deutlich linearer skalieren lassen.
Cloud-Verwaltung als Rückgrat standortübergreifender Steuerung
Für Unternehmen mit mehreren Standorten ist die Cloud-Anbindung nach Filipovićs Einschätzung einer der wichtigsten Bausteine moderner Zutrittskontrolle. „Die Cloud ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Standorte über eine zentrale Plattform zu verwalten, unabhängig davon, ob es sich um ein Büro, einen Produktionsstandort oder internationale Niederlassungen handelt.“ Berechtigungen ließen sich in Echtzeit vergeben oder entziehen, Verantwortliche erhielten jederzeit einen aktuellen Überblick über Zugangsrechte und Ereignisse.
Ein aus seiner Sicht besonders praxisrelevanter Punkt ist die Integrationsfähigkeit: „Bereits heute profitieren EasySecure Kunden von rund 120 Standardschnittstellen zu führenden Payroll-, Personalplanungs- und Workforce-Management-Lösungen.“ Dadurch ließen sich Zutrittsrechte, Arbeitszeiten und Personalprozesse nahtlos miteinander verbinden, ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte oder Insellösungen. Für Unternehmen bedeute das mehr Sicherheit, weniger Verwaltungsaufwand, höhere Datenqualität und deutlich mehr Flexibilität bei der standortübergreifenden Verwaltung von Mitarbeitenden, Besuchern und Dienstleistern.
Diese Integrationsfähigkeit hat auch eine Kehrseite, die Unternehmen bei der Auswahl eines Systems berücksichtigen sollten: Je enger Zutrittsmanagement mit Personalsystemen verzahnt wird, desto wichtiger wird eine saubere Rollen- und Rechtestruktur innerhalb der eigenen Organisation. Wer beispielsweise IT, Personalabteilung und Facility Management nicht klar abgrenzt, riskiert, dass Verantwortlichkeiten für die Vergabe und Kontrolle von Zutrittsrechten unklar bleiben, unabhängig davon, wie leistungsfähig das eingesetzte digitale Zutrittsmanagement selbst ist.
Der Umstieg vom analogen Schlüssel zum digitalen Zutrittsmanagement
Für Unternehmen, die noch komplett auf analoge Schlüssel setzen und den Umstieg scheuen, hat Filipović einen pragmatischen Rat. „Viele Unternehmen glauben, dass ein Wechsel kompliziert oder kostenintensiv ist. In der Praxis lässt sich der Umstieg jedoch oft schrittweise und ohne große Unterbrechungen umsetzen.“ Sein Ausgangspunkt ist stets eine Bestandsaufnahme der eigenen Prozesse: Wie werden heute Berechtigungen vergeben? Wie wird mit verlorenen Schlüsseln umgegangen? Welche Bereiche sind besonders sensibel?
Oft zeige sich bereits in dieser Analysephase, wie viel Potenzial für mehr Sicherheit und Effizienz vorhanden sei. Moderne Zutrittslösungen müssten dabei nicht sofort im gesamten Unternehmen eingeführt werden. „Ein Pilotprojekt an einem Standort oder in einem bestimmten Bereich ist häufig der ideale Einstieg, um die Vorteile in der Praxis kennenzulernen.“ Sein Fazit bringt die Perspektive über die reine Technikfrage hinaus: „Am Ende geht es nicht nur darum, Türen zu öffnen oder zu schließen, sondern darum, Unternehmen sicherer, flexibler und zukunftsfähiger zu machen.“
Für die interne Argumentation gegenüber Geschäftsführung oder Gesellschaftern empfiehlt sich zudem, den Umstieg nicht ausschließlich als Sicherheitsprojekt, sondern zugleich als Effizienzprojekt zu positionieren. Diese doppelte Argumentation, Risikoreduktion einerseits, administrative Entlastung andererseits, erleichtert es erfahrungsgemäß, auch in Unternehmen mit knappen Investitionsbudgets die notwendige Priorität für ein solches Vorhaben zu erhalten.
Ein weiterer Aspekt, der in der Praxis oft erst nach der Einführung sichtbar wird, betrifft das Besuchermanagement. Werden externe Dienstleister, Kunden oder Bewerber über dieselbe Plattform wie Mitarbeitende verwaltet, entsteht ein durchgängiges Bild darüber, wer sich zu welchem Zeitpunkt in welchem Gebäudeteil aufgehalten hat, ein Aspekt, der insbesondere bei sicherheitskritischen Vorfällen oder im Rahmen von Audits erheblich an Bedeutung gewinnt. Unternehmen, die digitales Zutrittsmanagement von Beginn an auch für Besucherprozesse mitdenken, vermeiden damit eine spätere Nachrüstung separater Insellösungen.
Was im Gespräch offenbleibt
Filipovićs Ausführungen liefern eine klare Anbieterperspektive auf digitales Zutrittsmanagement, offen bleibt naturgemäß der detaillierte Blick auf Migrationsrisiken bei besonders komplexen, historisch gewachsenen Schließanlagen sowie auf die konkrete Kostenstruktur einzelner Projekte, die je nach Standortzahl und Systemlandschaft stark variieren dürfte. Für Unternehmen, die einen Umstieg konkret prüfen, dürfte genau dieser Detailgrad, jenseits der grundsätzlichen Vorteile, der nächste relevante Gesprächspunkt mit einem Anbieter sein.
Für Unternehmen, die eine erste Auswahlentscheidung treffen wollen, empfiehlt sich deshalb ein pragmatischer Kriterienkatalog: die Anzahl bereits vorhandener Standardschnittstellen zu HR- und Zeiterfassungssystemen, die Möglichkeit eines abgegrenzten Pilotprojekts, die Exportierbarkeit von Zutrittsprotokollen für Auditzwecke sowie die Frage, wie flexibel sich Berechtigungsstrukturen bei organisatorischen Veränderungen, etwa Abteilungsumzügen oder neuen Kooperationspartnern, anpassen lassen. Diese vier Kriterien decken in der Praxis einen Großteil der späteren Zufriedenheit mit einer gewählten Lösung ab.
Über Vule Filipović und EasySecure
Vule Filipović ist bei der EasySecure Deutschland GmbH mit Sitz in Düsseldorf tätig. EasySecure unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung von Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Besuchermanagement. Die cloudbasierte Plattform verbindet physische Sicherheit mit modernen Compliance-Anforderungen und ermöglicht die zentrale Verwaltung von Standorten, Mitarbeitenden, Besuchern und Dienstleistern. EasySecure ist seit 2026 Teil der Novico Identity Solutions Group.
